Excel'de İnsan Kaynakları Veri Analizi: Devir Oranı ve KPI

Kısa cevap: Excel’de insan kaynakları veri analizi, personel kayıtlarını birkaç temel göstergeye dönüştürmektir: belirli bir tarihteki çalışan sayısı, personel devir (turnover) oranı = dönemde ayrılan çalışan sayısı / dönemin ortalama çalışan sayısı, kıdem ve yaş dağılımı, devamsızlık oranı, işe alım süresi ve ücret yapısı (bant içi konum, medyan ücret farkları). Bu göstergeler tek bir personel tablosu, ÇOKEĞERSAY, ETARİHLİ, TAMİŞGÜNÜ.ULUSL gibi fonksiyonlar ve PivotTable ile hesaplanır.

Excel'de insan kaynakları veri analizi: personel devir oranı ve İK KPI

Örneklerdeki 250 kişilik şirket ve tüm rakamlar formülleri göstermek için oluşturulmuş temsili değerlerdir. İK verileri kişisel veri olduğu için çalışmaya başlamadan önce aşağıdaki veri koruma bölümünü de okumanızı öneririz.

İnsan kaynakları verileri Excel’de nasıl düzenlenmeli?

Temel kaynak, her çalışanın tek satırda yer aldığı ve ayrılanların silinmediği bir personel tablosudur (tblPer). Ayrılan çalışanlar silinirse geçmiş dönemlerin çalışan sayısı ve devir oranı hesaplanamaz.

Sütun	Örnek	Kullanım
Sicil No	P-0187	Ad-soyad yerine anahtar olarak
Departman, Unvan, Kademe	Üretim, Uzman, K3	Kırılımlar
Doğum Yılı, Cinsiyet	1991, K	Demografik dağılım
İşe Giriş Tarihi	04.09.2023	Kıdem, çalışan sayısı
Çıkış Tarihi	boş veya tarih	Devir oranı
Çıkış Türü	İstifa, Fesih, Emeklilik, Sözleşme sonu	Gönüllü / gönülsüz ayrımı
Brüt Ücret	Aylık tutar	Ücret analizi

Devamsızlık, eğitim ve işe alım süreçleri için ayrı hareket tabloları (tblIzin, tblEgitim, tblIlan) kurun ve hepsini Sicil No ile ilişkilendirin. Departman ve unvan adlarında Veri > Veri Doğrulama > Liste kullanmak, “Üretim” ve “uretim” gibi yazım farklarının ayrı departman sayılmasını önler.

Belirli bir tarihteki çalışan sayısı nasıl hesaplanır?

Bir tarihte aktif olan çalışanlar, işe giriş tarihi o güne eşit veya önce olan ve ya hiç ayrılmamış ya da o günden sonra ayrılmış kişilerdir. Türkçe Excel’de iki koşul grubunun toplamı olarak yazılır (A2 = rapor tarihi):

=ÇOKEĞERSAY(tblPer[İşe Giriş Tarihi];"<="&A2;tblPer[Çıkış Tarihi];"")+ÇOKEĞERSAY(tblPer[İşe Giriş Tarihi];"<="&A2;tblPer[Çıkış Tarihi];">"&A2)

A sütununa her ayın son gününü (=SERİAY(A1;1)) yazıp formülü aşağı kopyaladığınızda aylık çalışan sayısı serisi oluşur. Departman kırılımı için her iki ÇOKEĞERSAY bölümüne tblPer[Departman];$B$1 koşulunu ekleyin. Bu seriyi çizgi grafikte göstermek, büyüme ve daralma dönemlerini netleştirir. Yarı zamanlı çalışanların yoğun olduğu işletmelerde kişi sayısının yanında tam zamanlı eşdeğer (FTE) de izlenmelidir: haftalık çalışma saatini tam zamanlı haftalık saate bölerek her çalışanın FTE katsayısını hesaplayıp ÇOKETOPLA ile toplayın.

Personel devir (turnover) oranı Excel’de nasıl hesaplanır?

Temsili örnek: Yıl başında 240, yıl sonunda 260 çalışanı olan bir şirkette yıl içinde 38 kişi ayrılmış olsun.

Gösterge	Formül (Türkçe Excel)	Temsili sonuç
Dönemde ayrılan	`=ÇOKEĞERSAY(tblPer[Çıkış Tarihi];">="&B1;tblPer[Çıkış Tarihi];"<="&B2)`	38
Ortalama çalışan sayısı	`=ORTALAMA(dönem_başı;dönem_sonu)`	250
Yıllık devir oranı	`=B3/B4`	%15,2
Gönüllü devir oranı	Aynı formüle `tblPer[Çıkış Türü];"İstifa"` koşulu eklenerek	%10,4 (26 kişi)
İlk 12 ayda ayrılma oranı	Yıl içinde işe girip ayrılanlar / yıl içinde işe girenler	%22 (temsili)

Ortalama çalışan sayısını yalnızca dönem başı ve sonu yerine on iki ay sonu değerinin ortalamasıyla hesaplamak, mevsimsel işe alımların yoğun olduğu işletmelerde daha doğru sonuç verir. Aylık devir oranını yıllığa çevirmek için kaba yöntem aylık oran × 12’dir. Ayrılan kişi sayısı az olan küçük departmanlarda oranlar yıldan yıla çok dalgalanır; bu departmanları tek başına yorumlamak yerine birkaç yılı birlikte değerlendirin.

Ayrılma nedenlerini (çıkış mülakatı kategorileri) PivotTable’da departman ve kıdem grubuyla çapraz tablolamak, sorunun bir yöneticiye, bir role veya işe alım sürecine bağlı olup olmadığını gösterir.

Kıdem, yaş ve demografik dağılım nasıl analiz edilir?

Kıdem (yıl): =ETARİHLİ([@[İşe Giriş Tarihi]];EĞER([@[Çıkış Tarihi]]="";BUGÜN();[@[Çıkış Tarihi]]);"y"). ETARİHLİ (DATEDIF) fonksiyon sihirbazında görünmez ama çalışır. Ondalıklı kıdem için =YILORAN(giriş;bitiş) kullanılabilir.
Yaş: =YIL(BUGÜN())-[@[Doğum Yılı]]; yalnızca doğum yılı tutmak, tam doğum tarihine göre daha az kişisel veri işlemek anlamına gelir.
Gruplama: PivotTable’da kıdem alanına sağ tıklayıp Grupla ile 0–1, 1–3, 3–5, 5+ yıl gibi aralıklar oluşturun.

Kıdem dağılımının ayrılanlar ve kalanlar için yan yana gösterilmesi en bilgilendirici görünümdür. Ayrılanların büyük bölümü ilk yılda ayrılıyorsa işe alım ve oryantasyon süreci; 3–5 yıl kıdemde yoğunlaşıyorsa kariyer ve ücret gelişimi incelenmelidir. Demografik oranları raporlarken çok küçük grupları (ör. 5 kişiden az) ayrıca göstermemek, kişilerin tanınabilir olmasını önler.

Devamsızlık oranı ve işe alım süresi nasıl hesaplanır?

Devamsızlık oranı = kaybedilen iş günü / planlanan iş günü. Bir çalışanın ay içindeki planlanan iş günü, resmi tatilleri listeleyen bir tblTatil tablosuyla hesaplanır:

=TAMİŞGÜNÜ.ULUSL(ay_başı;ay_sonu;1;tblTatil[Tarih]) (NETWORKDAYS.INTL; 1 = cumartesi-pazar hafta sonu). Cumartesi çalışılan işyerlerinde hafta sonu bağımsız değişkeni olarak 11 (yalnızca pazar) kullanılır.

Temsili örnek: 250 çalışan × 21 iş günü = 5.250 planlı gün; izin tablosunda raporlu ve mazeretsiz devamsızlık toplamı 168 gün ise oran %3,2‘dir. Yıllık ücretli izin planlı bir yokluk olduğu için devamsızlık oranına genellikle dahil edilmez; hangi izin türlerini saydığınızı raporda belirtin. Kısa ve sık tekrarlanan devamsızlıkları görmek için çalışan başına devamsızlık sayısını da (gün toplamından ayrı olarak) izleyin.

İşe alım süresi (time to fill): ilan açılış tarihinden adayın teklifi kabul ettiği tarihe kadar geçen gün: =[@[Teklif Kabul]]-[@[İlan Açılış]]. Pozisyon türüne göre medyan süre (=ORTANCA(EĞER(tblIlan[Tür]=A2;tblIlan[Süre]))) ve aday kaynağına göre işe alınan sayısı, işe alım kanallarının verimliliğini karşılaştırmayı sağlar.

İK verinizi birlikte analiz edelim

Personel, bordro özeti veya çalışan anketi verilerinizden devir ve devamsızlık raporu, ücret yapısı analizi, İK dashboard’u ya da tez kapsamında örgütsel davranış analizi yaptırmak isterseniz WhatsApp üzerinden yazabilir ya da iletişim ve teklif sayfamızı kullanabilirsiniz. Kapsam netleştikten sonra çalışma planı ve ücret bütçenize göre birlikte belirlenir.

Ücret yapısı Excel’de nasıl analiz edilir?

Ücret analizinde ortalama yerine medyan ve yüzdelikler kullanılmalıdır, çünkü birkaç yüksek ücret ortalamayı yukarı çeker:

Kademe medyanı: =ORTANCA(EĞER((tblPer[Kademe]=A2)*(tblPer[Çıkış Tarihi]="");tblPer[Brüt Ücret]))
25. ve 75. yüzdelik: =YÜZDEBİRLİK.DHL(EĞER(...);0,25) ve ;0,75
Bant içi konum (compa-ratio): =[@[Brüt Ücret]]/ÇAPRAZARA([@Kademe];tblBant[Kademe];tblBant[Orta Nokta]). 1’in belirgin altında kalan çalışanlar, aynı kademedeki diğerlerine göre bandın alt bölümünde ücret alıyordur.

Cinsiyete göre ücret farkını incelerken tüm şirket medyanlarını karşılaştırmak, kademe ve rol dağılımındaki farkları da içerdiği için tek başına yeterli değildir. Aynı kademe ve departman içindeki medyanları karşılaştırmak ya da kademe, kıdem ve departmanı kontrol eden bir regresyon modeli (Veri > Veri Çözümleme > Regresyon) kurmak daha anlamlı bir tablo verir. Regresyon çıktısının yorumu için Excel’de regresyon analizi rehberine bakabilirsiniz.

Eğitim ve performans verileri nasıl raporlanır?

Eğitim: tblEgitim tablosunda her satır bir çalışanın katıldığı bir eğitimdir (Sicil No, Eğitim Adı, Tarih, Süre (saat), Tür). Çalışan başına eğitim saati =ÇOKETOPLA(tblEgitim[Süre (saat)];tblEgitim[Tarih];">="&B1;tblEgitim[Tarih];"<="&B2)/OrtalamaCalisan formülüyle bulunur. Yasal zorunlu eğitimler (ör. iş sağlığı ve güvenliği) ile gelişim eğitimlerini Tür sütunuyla ayırmak, gelişime ayrılan gerçek payı görünür kılar. Hiç eğitim almamış çalışanları listelemek için Microsoft 365’te =FİLTRE(tblPer[Sicil No];EĞERSAY(tblEgitim[Sicil No];tblPer[Sicil No])=0) kullanılabilir.

Performans: Değerlendirme puanlarını (ör. 1–5) dönem bazında ayrı bir tabloda tutun. Departmanlara göre puan dağılımını =ÇOKEĞERSAY(tblPerf[Departman];A2;tblPerf[Puan];B$1) ile çapraz tabloya dökmek, bazı yöneticilerin sistematik olarak yüksek veya düşük puan verip vermediğini gösterir. Performans ve potansiyel puanlarını birleştiren 9 kutu (9-box) matrisi için iki puanı üç düzeye ayırıp (=EĞER(B2>=4;"Yüksek";EĞER(B2>=3;"Orta";"Düşük"))) PivotTable’da satıra performans, sütuna potansiyel düzeyini koymak yeterlidir. Yüksek performanslı çalışanların devir oranını ayrıca hesaplamak, elde tutma çalışmalarının önceliğini belirlemede genel devir oranından daha yol göstericidir.

İK dashboard’u nasıl hazırlanır?

Aylık İK raporu için tek sayfalık bir panelde şu göstergeler yeterli bir başlangıçtır: dönem sonu çalışan sayısı ve FTE, aylık ve son 12 ay toplam devir oranı, gönüllü devir oranı, ilk yıl içinde ayrılma oranı, devamsızlık oranı, açık pozisyon sayısı ve medyan işe alım süresi, çalışan başına eğitim saati. Her göstergeyi departmana göre filtrelemek için PivotTable’lara bağlı dilimleyiciler (Slicer) ekleyin; trendler için son 12 ayı gösteren çizgi grafikler kullanın.

Çalışan bağlılığı veya memnuniyet anketi yapıyorsanız anket sonuçlarını departman düzeyinde bu panele eklemek, devir oranıyla ilişkiyi görmeyi sağlar; anket puanlarının hesaplanması için Excel’de memnuniyet analizi rehberindeki yöntemler çalışan anketlerine de uygulanabilir. Panel tasarımı için Excel’de iş zekası dashboard’u oluşturma rehberimize göz atabilirsiniz.

İK verileri analiz edilirken kişisel veriler nasıl korunur?

Personel kayıtları 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında kişisel veridir; sağlık raporları gibi bilgiler ise özel nitelikli kişisel veri sayılır. Analiz dosyalarında şu uygulamalar riski azaltır:

Ad-soyad ve T.C. kimlik numarası yerine sicil numarası kullanmak; analiz için gerekmeyen sütunları dosyaya hiç almamak.
Dosyayı Dosya > Bilgi > Çalışma Kitabını Koru > Parola ile Şifrele ile korumak ve erişimi yetkili kişilerle sınırlamak.
Yönetime giden raporlarda yalnızca özet (toplulaştırılmış) tablolar paylaşmak, küçük grupları birleştirmek.
Devamsızlık analizinde rapor nedenlerini değil, yalnızca gün sayılarını kullanmak.

Bu öneriler genel bilgilendirme amaçlıdır; kurumunuzun veri işleme politikası ve hukuki danışmanınızın görüşü esas alınmalıdır.

Sık sorulan sorular

Personel devir oranı nasıl hesaplanır?

Dönem içinde ayrılan çalışan sayısı, aynı dönemin ortalama çalışan sayısına bölünür. Ortalama, dönem başı ve sonu çalışan sayılarının ya da aylık çalışan sayılarının ortalamasıyla bulunur.

Gönüllü ve gönülsüz devir arasındaki fark nedir?

Gönüllü devir çalışanın kendi isteğiyle (istifa) ayrılmasıdır; gönülsüz devir işveren kaynaklı fesih veya sözleşme bitimini kapsar. Elde tutma politikaları için asıl izlenmesi gereken gönüllü devirdir.

Excel'de kıdem süresi nasıl hesaplanır?

=ETARİHLİ(işe_giriş;BUGÜN();”y”) tam yıl olarak kıdemi verir. Ay cinsinden kıdem için “m”, ondalıklı yıl için YILORAN fonksiyonu kullanılabilir.

Devamsızlık oranına yıllık izin dahil edilir mi?

Genellikle hayır. Yıllık izin planlı bir yokluktur; devamsızlık oranında raporlu, mazeretli ve mazeretsiz devamsızlıklar izlenir. Hangi türlerin dahil edildiği raporda belirtilmelidir.

Belirli bir tarihteki çalışan sayısını Excel'de nasıl bulurum?

İşe giriş tarihi rapor tarihinden önce veya ona eşit olup çıkış tarihi boş olanlarla, çıkış tarihi rapor tarihinden sonra olanları iki ayrı ÇOKEĞERSAY ile sayıp toplayarak. Ayrılan çalışanların kayıtlarını silmemek bu hesap için şarttır.

İK analizinde hangi istatistiksel testler kullanılır?

Departmanlar arası farklar için ki-kare ve ANOVA, ücret belirleyicileri için regresyon, çalışan anketlerinde güvenilirlik ve faktör analizi, işten ayrılma riskinin tahmininde lojistik regresyon sık kullanılır.

İlgili rehberler ve hizmetler

Veri, modern dünyanın en değerli varlıklarından biri haline gelmiştir ve iş dünyasında, araştırmada ve karar verme süreçlerinde kritik bir rol oynamaktadır. Biz, veri analizi konusundaki tutkulu bir topluluk olarak, veri biliminin ve analizinin gücünü vurguluyoruz. Web sitemiz, işletmelerden akademisyenlere ve veri meraklılarına kadar herkesin veri analizi becerilerini geliştirmesine yardımcı olmayı amaçlayan bir kaynaktır. Misyonumuz, veri analizi sürecini anlaşılır ve erişilebilir hale getirmek, verilerin içinde gizlenen değeri açığa çıkarmak ve daha bilinçli kararlar almalarını desteklemektir.

Web sitemiz, geniş bir veri analizi yelpazesi sunmaktadır. Hangi sektörde olursanız olun veya hangi veri analizi aracını kullanıyorsanız kullanın, ihtiyaçlarınıza uygun hizmetler sunuyoruz. SPSS, R, Python, Excel veya diğer analiz araçlarını kullanarak veri madenciliği, hipotez testleri, regresyon analizi, zaman serisi tahmini, segmentasyon ve daha fazlasını içeren çeşitli analiz türlerini kapsarız. Ayrıca, öğrenmeyi kolaylaştırmak için zengin kaynaklar, öğreticiler ve interaktif araçlar sunuyoruz.

Web sitemizdeki uzman ekibimiz, veri analizi konusundaki derin bilgileri ve deneyimleri ile sizin yanınızda. Kullanıcıların ihtiyaçlarını anlamak ve en iyi sonuçları elde etmelerine yardımcı olmak için buradayız. Veri analizi sürecini karmaşıklıktan arındırarak ve pratik örneklerle anlatarak size rehberlik edeceğiz. Veriye dayalı kararlarınızı daha güçlü hale getirmenize yardımcı olmak için buradayız. Siz de veri analizi dünyasına adım atmak veya mevcut becerilerinizi geliştirmek istiyorsanız, sitemizi keşfedin ve veri ile daha derinlemesine bağlantı kurun.

Excel’de İnsan Kaynakları Veri Analizi ve Raporlama